Správné řešení metodiky sběru dat patří ke klíčovým podmínkám úspěšného provozu a vedení agendy docházkových systémů. Metodika sběru dat (vedení záznamů o průběhu docházky) musí reflektovat na různorodost jednotlivých profesí a provozní potřeby organizace. Obvykle můžeme pracovníky rozdělit do následujících případových skupin:
- Pracoviště s velkou koncentrací pracovníků na jednom místě
- Pracoviště s velmi malým počtem pracovníků na jednom místě
- Pracovníky, jež se pohybují většinu času v terénu samostatně
- Pracovníky, pohybující se většinu času v terénu ve skupinách
Pro tyto okruhy potřebujeme zvolit optimální formu záznamu a sběru dat aby byl provoz systému co nejkomfortnější pro koncového uživatele a měl maximální vypovídací schopnost.
- Pracoviště s vekou koncentrací pracovníků
Tento nejčastější případ je řešen klasicky instalací pevných stacionárních terminálů vhodně rozmístěných v areálu organizace tak, aby měli terminály v přístupových cestách do/z areálu kde si nejsnáze provedou záznamy docházky. - Malá pracoviště s minimálním počtem pracovníků
V těchto pracovištích (například detašované obchody, kanceláře) obvykle není ekonomicky únosné zřizovat pevné stacionární terminály jako předchozím případě. Je třeba mít k dispozici technicky jednoduché a levné řešení. Mnohdy je třeba také řešit potenciální riziko nekorektního přístupu zaměstnanců k pořizování záznamů, kdy si za sebe navzájem mohou pořizovat záznamy. S ohledem na konkrétní pracoviště lze s výhodou využít:- Systému SW emulace docházkového terminálu doplněného o čtečku RFID karet
- Systém SW emulace docházkového terminálu doplněného o čtečku otisků prstů
- Systém evidence docházky na Webovém portálu
- Pracovníci pohybují se samostatně v terénu (obchodní zástupci, manažeři, řidiči kamionů.)
Pro tuto skupinu pracovníků nejvíce vyhovuje systém evidence docházky přes WEB portál. S výhodou si mohou jednoduchým přihlášením na docházkový WEB z osobního PC, nebo zadat příchody odchody či jiná přerušení pracovní doby, lze docházková data i zpětně doplnit, je-li to pracovníku dovoleno jednoduchým vyplněním tabulky na WEB stránce. Takovéto řešení nevyžaduje žádné speciální prostředky a je spolehlivým řešením eliminujícím „papírové dodatečné hlášení“ jež je nutné zpětně zapisovat do systému. - Skupiny pracovníků v terénu (pracovní servisní čety, pracovníci na liniových stavbách,…)
Tyto případy jsou charakteristické tím, že v terénu se pohybuje celá skupina pracovníků, jež mají obvykle svého vedoucího provádějící dozor a organizaci vlastních činností skupiny. Zde je výhodné použít aplikaci mobilního docházkového systému. Aplikace využívá Smart mobily s operačním systémem Android a NCF rozhraním. Pomocí doplňkového SW se stává z mobilu malý přenosný docházkový terminál, na němž je možné načíst osobní karty jednotlivých pracovníků pracovní skupiny při začátku a konci směny obdobně jako na stacionárním terminálu. Podle potřeby se pak odesílá dávkově databáze záznamů do centrály přes Internet. Toto řešení má výhodu v tom, že obsluhu mobilu může zajistit jediný vedoucí pracovník a systém je funkční i tam, kde není lokálně internetové spojení k dispozici. Data mohou být odeslána ve chvíli, kdy se vedoucí pracovník dostane do zóny kde je internet dostupný.